Les Outils de télétravail

La période de cette année 2020 est marquée par la présence du COVID-19 qui une maladie infectieuse qui touche toute les facettes de la vie humaine y compris l’aspect professionnel.

Dans cet articles nous découvrirons ensemble des outils en ligne qui vous permettrons de continuer de travailler sans forcement aller sur votre lieu de travail et en respectant le confinement et les mesures de sécurité sanitaires. Cette nouvelle forme de travail qui prend de l’ampleur n’est pas si nouvelle que cela et est désigné par le terme de télétravail.

Le télétravail est une activité professionnelle effectuée en tout ou partie à distance du lieu où le résultat du travail est attendue.

Il s’oppose au travail sur site, à savoir le travail effectué dans les locaux d’un employeur.

Le développement du télétravail a été possible par les technologies de l’information (Internet, téléphonie mobile, fax, etc.)Les outils de télétravail peuvent être catégoriser en 3:

  • Les outils de communication
  • Les outils de partage de document
  • les outils de gestion de projet et de d’espace de travail

Pour commencer ces différents outils sont disponible en version gratuite et ou payante. La plupart en version gratuite sont limités mais permettent de faire des choses basiques.

  1. les outils de gestion de projet et de d’espace de travail

  • Trello

Trello est un outil de gestion de projet en ligne complet et intuitif.Sur Trello nous pouvons créer des tableaux constitués de colonnes. Au sein de ces colonnes, nous allons pouvoir insérer des cartes, avec par exemple, des listes de tâches à faire, un rétroplanning, etc.

En plus de cela Trello permet de visualiser un projet dans son avancement et est aussi collaboratif car il donne a chaque membre d’éditer et d’intervenir en temps réel .

Avec sa fonctionnalité check-list sur les cartes nous pouvons fixer des objectifs SMART . Elle nous permet de détailler différentes étapes de conception d’un projet et de cocher les cases au fil de l’avancement.

  • ASANA

Asana est un excellent outil de gestion de tâches qu’il est possible de répartir dans plusieurs projets. La version gratuite est si complète qu’il est inutile pour la plupart des entreprises de passer à la version payante.

Asana permet avant tout de répartir les tâches à faire entre tous les collaborateurs, de collaborer, échanger dans le but de travailler plus efficacement.

Chacun sait ce qu’il a à faire en arrivant au bureau ou en sortie de réunion : fini les to-do list sur le coin du bureau ou les réunions qui ne débouchent pas sur des actions concrètes.

Asana pose en revanche quelques problèmes d’usage comme la suppression trop facile de tâches (avec impossibilité de récupération) ou l’impossibilité de personnaliser les champs des tâches.

  • SLACK

Fabuleux outil de collaboration, Slack qui permet à vos salariés de rester en contact de manière intuitive, de partager des documents, d’éditer des to-do list communes, etc.

Le cloud de Google est un excellent moyen de se transmettre des fichiers facilement, sans limite de poids.

Dans sa version gratuite, Google Drive offre 15 Go de stockage à chaque utilisateur. Les forfaits payants permettent d’augmenter cette limite à 30Go pour le moins cher puis en illimité, pour les autres formules.

Simple à utiliser, il permet également de classer ses fichiers en dossiers très facilement et d’indiquer quels fichiers ou dossiers peuvent être partagés avec un autre utilisateur.

À titre de comparaison, Dropbox n’offre que 2 Go de stockage gratuit

2.Les outils de partage de documents

  • Google Drive ou Google Disque

Au Québec, est un service de stockage et de partage de fichiers dans le cloud lancé par la société Google. Google Drive, qui regroupe Google Docs, Sheets et Slides, Drawings, est une suite bureautique permettant de modifier des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des dessins, des formulaires, etc. Les utilisateurs peuvent rechercher les fichiers partagés publiquement sur Google Drive par l’entremise de moteurs de recherche Web.

  • One drive

Microsoft OneDrive est un ensemble de services en ligne : stockage et applications Word, Excel, PowerPoint et OneNote, dont les fonctionnalités sont toutefois réduites par rapport aux logiciels installés sur un ordinateur. Ce service a été créé en 2007 et a porté les noms Windows Live Folders, Windows Live SkyDrive, SkyDrive et enfin son nom actuel.

Le service peut s’utiliser de deux manières : à travers un navigateur web, en téléchargeant des fichiers sur un serveur, en les récupérant sur son ordinateur au besoin et en les partageant avec des amis ou avec tous les internautes ; ou à travers le logiciel OneDrive qui permet une synchronisation entre OneDrive et les supports informatiques compatibles.

Ce service est une manifestation du concept de cloud computing.

  • Cloudwok

Des noms différents, des propriétaires différents , quelques fonctionnalités en plus les uns des autres mais surtout un même objectif: Nous permettre de stocke, partager et travailler en commun sur des document et faire progresser nos travaux. Alors faite votre choix selon vos besoins.

  • Slack

propose plusieurs outils pour que votre équipe augmente sa productivité :

  • Un espace de travail unique pour toute l’équipe
  • Des canaux de discussions classés par sujet
  • Une messagerie privée
  • L’organisation d’appels audio et vidéo à plusieurs
  • Un partage facilité des fichiers

 

3.Outils de communication

Nous pourrions nous autoriser à penser que la communication est au travail d’équipe, ce qu’est le kérosène à l’avion.

Si déjà la communication en présentielle dans le lieu de travail présente des lacunes, la communication en télétravail ne saurais être plus aisée.

La bonne nouvelle c’est qu’il existe des outils pour faciliter cette communication.

  • Courriers électroniques ou E-mail

Le E-mail est un des Indispensable pour tous les professionnels, pour la transmission de documents, notamment par le biais des pièces jointes.

Une mailing list pour être créer pour permettre à tous de voir et d’interagir par mail aux activités de la structure.

  • Messagerie instantanée

Avec l’avènement des smartphones et le développement massif d’applications mobiles, nous avons vu une croissance dans l’usage de la messagerie instantanée qui accélère la disparition des SMS, si ce n’est pas encore le cas dans certains. pays.

Whatsapp, Télégram, Viber, Messenger sont des services de messagerie instantanée non des réseaux sociaux

  • Plateformes collaboratives

La messagerie instantanée au sein des équipes donne lieu à des solutions business sous forme de plateformes collaboratives.

En effet, plusieurs start-up se sont positionnées sur cette opportunité en proposant des solutions SaaS (software as a service) qui sont taillées sur mesure pour les projets collaboratifs. Ces logiciels proposent les fonctionnalités suivantes :

  • Appels vocaux et vidéo,
  • Messages privés,
  • Canaux de groupes,
  • Échange de fichiers et recherche approfondie…
  • Synchronisation des données sur ordinateur, tablette et smartphone.
  • Webconference

Pour effectuer des réunions virtuelles, pas autour d’une table mais autour d’un site internet. Fonctionnalités des solutions webconférence : partage d’applications, de documents, de navigateurs internet, présentation et modification de documents en ligne, chat, messagerie instantanée et tableau blanc virtuel.

  • Zoom
Zoom est un outil similaire à Skype. Il permet d’organiser des appels téléphoniques en tête à tête ou en équipe, au sein de salles de réunion virtuelles.Mais bien plus que la possibilité de s’appeler de n’importe où dans le monde, Zoom offre également des fonctionnalités extrêmement pratiques :

 

  • Possibilité d’enregistrer les conversations et de les sauvegarder sur son bureau ou dans le cloud de Zoom
  • Chat pour converser pendant la réunion, se transmettre des informations, des liens, etc.
  • Partage d’écran
  • Mode webinaire
  • Possibilité d’organiser des téléconférences à très grande échelle.

Zoom est par ailleurs un outil très stable, qui consomme peu de bande passante et garantit de ce fait une excellente qualité des échanges.

Bien sûr l’utilisation de ces outils s’accompagne pour la plupart d’une bonne connexion internet

Si cet article vous à plu n’hésitez pas à laisser vos impressions ou questions en commentaires

 

Comme toujours les partages sont permis 😉

sources

appvizer.fr

JournalDuNetCodeur.com

wikipédia

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